O que é um ERP?
Resposta breve
Um ERP — Enterprise Resource Planning, planeamento de recursos empresariais — é o software com que uma empresa opera por dentro: stock, compras, projetos, faturação, recebimentos e pessoas. Liga essas funções a um mesmo conjunto de registos, de modo que uma venda fechada atualiza o stock e as finanças sem que ninguém volte a escrever nada.
O que abrange um ERP?
O trabalho que começa quando alguém diz que sim. Stock: o que tem, onde e a que custo. Compras: o que encomendou, a que fornecedor e o que chegou mesmo. Projetos: as frações, obras ou casos em curso e quem responde por eles. Finanças: faturas emitidas, recebimentos, valores vencidos e margem por linha. Pessoas: funções, permissões, assiduidade e salários.
O que define não é a lista de funções, mas o facto de partilharem os mesmos registos: um número introduzido uma vez está certo em todos os sítios onde aparece.
Em que difere de um CRM?
O CRM gere a relação que leva à venda. O ERP gere tudo o que a empresa tem de fazer depois para entregar e receber. Vender um contentor é um facto de CRM; reservar esse stock, emitir a ordem de compra, expedir, faturar e reconhecer a margem são factos de ERP.
Geridos em separado, é precisamente nessa costura que vivem os erros: stock já prometido a outro, faturas com o valor errado, uma entrega que ninguém agendou.
Uma empresa pequena precisa de ERP?
Mais cedo do que se supõe. O gatilho não é o número de pessoas, mas em quantos sítios o mesmo facto é anotado. Se o stock vive numa folha, as faturas num programa de contabilidade e os compromissos com clientes numa caixa de correio, já tem três versões da verdade e o trabalho de as conciliar.
Uma empresa de seis pessoas com três armazéns sente isso muito mais do que uma de sessenta num só local.
O que se parte sem ele?
Três coisas, de forma previsível. Vende-se stock que não existe, porque a vista comercial e a do armazém divergem. O dinheiro escapa-se em silêncio: uma fatura nunca emitida, um fornecedor pago duas vezes, um desconto que ninguém aprovou. E ninguém consegue responder ao que importa: este trabalho foi rentável, contando mão de obra, transporte e comissão?
Cada uma delas ultrapassa-se uma vez. O que afunda empresas é não reparar que acontecem todos os meses.
Na prática
Uma empresa de comércio importa 12 linhas de produto de 5 fornecedores para 3 armazéns. Um comprador aceita um orçamento, que se converte em encomenda. A encomenda retira stock do armazém que o detém e baixa a quantidade disponível de imediato, pelo que o comercial seguinte que orçamente o mesmo produto vê o que resta de facto, não o que havia de manhã.
A ordem de compra que repõe chega semanas depois e é rececionada contra o mesmo produto, ao preço realmente pago e não ao esperado. Quando as finanças calculam a margem, usam esse custo real. Ninguém voltou a escrever nada e existe um único número de stock em vez de três. O mesmo padrão vale para uma clínica que agenda tratamentos ou uma promotora que entrega frações.
Perguntas frequentes
- O que significa ERP?
- Enterprise Resource Planning. O nome vem do planeamento industrial dos anos noventa e envelheceu; hoje designa simplesmente o sistema que opera a empresa por dentro sobre registos partilhados.
- Um ERP é o mesmo que um software de contabilidade?
- Não. A contabilidade regista o que já aconteceu em termos financeiros. O ERP opera os processos que produzem esses números — stock, compras, projetos, entrega — sendo as finanças uma parte do conjunto.
- Dá para ter CRM sem ERP?
- Dá, e muitas empresas começam assim. Funciona até o volume de coisas a entregar ultrapassar a capacidade de as seguir à mão, o que aparece primeiro em erros de stock e em faturas tardias ou erradas.